年の差婚 in オーストラリア ~非凡で平凡な日常~

妻 + 働くママ + 四人のステップマザー = 私。23歳年上の旦那さん。年の差婚、国際結婚、育児、ステップキッズ、海外での仕事や生活。非凡で平凡な日常を、オーストラリア メルボルンのビーチタウンから発信中。

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【英語の勉強】元秘書が教えるビジネス英語 ~会議編~

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ご訪問ありがとうございます。年の差婚 in オーストラリアの かみなり3番です。

 

元秘書が教える英語。その中でも今日はビジネス英語をご紹介。

すみません、気づいたら前回↓↓↓の英語の勉強からけっこう時間が経っていました。

www.kaminari3ban.com

 

グローバル化といわる時代。英語で会議をされた方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そこで今回は、会議関連の用語、通常秘書が担当する会議依頼、私が実践している英文メールを効率的に書くコツをご紹介します。

内容は盛りだくさんですが、最後までお付き合いください。

注意:あくまでオーストラリアで使われている英語です。他の英語圏では異なる場合もあるのでご了承ください。

f:id:Kaminari3ban:20190326102919j:plain

用語:

  • 会議招集 = Meeting invite
  • 会議依頼 = Meeting request
  • 会議の議題や協議事項 = Agenda
  • 議事録 = Meeting minutes
  • アクションアイテム・次の会議までにするべき事 = Action item
  • 電話会議 = Conference call または Telephone conference
  • TV会議 = Video conference
  • 事前会 = Briefing
  • 事後会議・報告会 = Debrief
  • 検討会議 = Review meeting
  • 進捗会議 = Progress meeting
  • 定例会議
  • 週1回の定例会議 = Weekly meeting
  • 隔週の定例会議 = Fortnightly meeting
  • 隔週の定例会議 = Bi-weekly meeting
  • 月1回の定例会議 = Monthly meeting

注意:Bi-weeklyには、隔週の他に、週2回という意味もあるようです。が、私の知る限り、オーストラリアでは Biweekly = 隔週 で使われています。

  • 出席者 = Attendees
  • 必須出席者 = Required attendee、Mandatory attendee 又はcompulsory attendee
  • 任意出席者 = Optional attendee
  • 秘書 = Executive Assistant (EA) 又は Personal Assistant (PA)

EAの方がPAより地位が上です。また秘書という意味で Secretary という言葉がありますが、最近はあまり使われません。古臭いイメージがあるようです。

 

会議招集:

f:id:Kaminari3ban:20190326152042j:plain

よく使う言い回しです。

〇〇 を開催致します。

  • 〇〇 meeting will be held
  • 〇〇 will be held

注:There will be a 〇〇 meetingはお勧めしません。これだと『〇〇 がありますよ。』と、会議の事が他人事のように。

 

~をご連絡します。

  • Please be advised
  • Please be informed
  • Please note
  • I am sending you(自分が連絡している。と強調したいときには良いと思います)
  • I am informing you (上記と同様、自分が連絡している。と強調したいとき)

 

ご出席ください

  • You are invited to
  • You are requested to attend
  • You are requested to participate
  • Please attend (でもよいと思いますが、お願いしてます感が強いですよね。)

会議招集が送られている時点で出席のリクエストを聞かれてるので、わざわざ『ご出席ください』と言う必要ない。というのがオーストラリア式の考え方とは思います。

ですが、日本やアジア諸国のオフィスと会議の時、彼らは英語でも丁寧な言い回しを好む方が多いと個人的に思います。なので、丁寧度を上げる為、私はこれらの「ご出席下さい」の言い回しを使います。

ちなみに、Please join はビジネスでは避けた方が無難かと。カジュアルです。

 

お気づきでしょうか。会議招集には出来るだけ I(私)』を使いません。

なぜならば、旦那曰く、I(私)』を使うと子供っぽく聞こえたり、「自分」が強調されウザく聞こえるようです。

 

ではでは、上記を踏まえて簡単な例文です :

 

例1:プロジェクト進捗会議を開催しますので、出席できない場合にはご連絡ください。

A project progress meeting will be held.

Please let me know if you are unable to attend.

 

例2:ビジネスランチを開催いたしますので、3月28日の水曜日までに出欠席のご連絡をお願い申し上げます。また、食品アレルギーや食事に規制事項がある場合には、事前にご連絡ください。

You are invited to a business lunch.

Please RSVP your attendance by COB Thu 28 Mar 2019.

Please let me know if you have any dietary requirements.

注意 : RSVP = Répondez s'il vous plaît” というフランス語からきていて、please reply・返信してくださいの意味です。事前に予約や手配をしなければならない場合、RSVP は使われます。

COB = close of business, businessが閉まる = オフィスが閉まる。by がその前についてるので、オフィスが閉まる時間の前に。そう、5時前までに。という意味です。

また多文化であるオーストラリアでは、アレルギーで何か食べれない場合だけでなく、宗教的に一定の食材がタブーとなる場合があります。その為、昼食やビジネスディナーを主催する場合には、かならずDietary requirementsを聞きます。

 

例3:毎月第一水曜に、企画会議を開催します。会議の議題や協議事項は追ってご連絡します。電話会議の詳細は以下をご覧ください。

Please be informed that a monthly planning meeting will be held on 1st Wed of the month.

Agenda to follow shortly.

The conference call details are outlined below.

注意 : Agenda = 会議の議題や協議事項です。

比較的フォーマルな会議に使用され、出席者全員に配布します。配布といっても、会議招集依頼に添付したり、別途メールで送付、紙で配ったり、色々です。

Agenda will follow shortlyと同じ意味ですが、will の代わりに、Agenda to follow shortly とも言います。toがここに入るんですよ!!! 初めて聞いたときはびっくりしました。

 

英語メールを効率的に書くコツ:

f:id:Kaminari3ban:20190326152216j:plain

英語に時間を取られていたら仕事がたまり、非効率です。なので、頻繁に使う定型文は署名に入れておきます。これで時間短縮。

署名とは(OutlookのSchedulerの場合)

https://support.office.com/ja-jp/article/%E7%BD%B2%E5%90%8D%E3%82%92%E4%BD%9C%E6%88%90%E3%81%97%E3%81%A6%E3%83%A1%E3%83%83%E3%82%BB%E3%83%BC%E3%82%B8%E3%81%AB%E8%BF%BD%E5%8A%A0%E3%81%99%E3%82%8B-8ee5d4f4-68fd-464a-a1c1-0e1c80bb27f2"

そして、オーストラリア人からの会議招集やメールを見て、使えそうなフレーズはここに保存。そう、マネできるものはマネします 笑。

 

話はそれますが、私は前置詞がいまだに苦手です。分かってる。前置詞を制する者がネイティブ感を制するのは。分かってるんだよ...

とはいえ、すぐすぐ改善されるわけがありません。その為、もし前置詞につまずいたらどうするのかというと、、、

  • 箇条書きにし、前置詞を極力使わない。
  • または 『-』 でつなぐ。例: Weekly meeting – xx department

これで時間のロスと、英語のミスを防ぎます。

正式な書類はこれでは絶対ダメですが、メールや会議招集であればスルーできると思います。

 

私は英語では勝負しません。というか出来ません。外国人だから。

だけど、自分の強みとなる他のスキルが目立つよう、一番の弱点である英語は満点を目指さずに合格点を狙います。

 

いかがでしたか?少しはお役に立てたと良いのですが。

今後も皆さんのお役に立てるように、英語の勉強情報を発信していきたいと思います。

 

今日も最後まで読んでいただき、大変ありがとうございました。

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