年の差婚 in オーストラリア ~非凡で平凡な日常~

妻 + 働くママ + 四人のステップマザー = 私。23歳年上の旦那さん。年の差婚、国際結婚、育児、ステップキッズ、海外での仕事や生活。非凡で平凡な日常を、オーストラリア メルボルンのビーチタウンから発信中。

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日本の秘書とはここが違う! オーストラリアの秘書の仕事とは

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こんにちは、年の差婚 in オーストラリアのかみなり3番です。

今週は旦那が出張でワンオペ。どうにか無事乗り切れますように...  

 

前にもお伝えした通り、日本でもオーストラリアでも秘書でした。

こちらに来て秘書 (Executive Assistant) になり、戸惑う事が多々ありました。

業務内容が違う、手順が違う、秘書として求められている資質が違う。

 

そこで今日は、オーストラリアの秘書は何をするのか。日本の秘書と違う点をメインにお伝えします。

 

オーストラリアで秘書や事務アシスタント業務をしたい。そんな方達に少しでもお役に立てれば。

また、他英語圏で秘書やアシスタントのお仕事をされたい方。日本で英語圏の上司がいる方。国は違えど少しは似ている部分もあると思うので、良かったら参考まで。

 

 会議同席

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上司の会議に秘書も一緒に出席する事があります。

会議出席をして何をするかというと、

  1. 議事録*1
  2. 周りの様子を見る

会議の議事録を取るのは、通常業務の一貫です。

議事録を取るスキルがある前提で雇われ、勤務2日後から会議に入ってと言われることも。全くプロジェクトの事が分からなくても、専門用語が???でも。

それでも議事録を取らなければならない。仕事ですから。

 

周りの様子を見る理由は、秘書がスパイになり誰かを陥れるのではなく、上司の意見や意思が会議出席者に的確に伝わっているのか。を確認する為です。

もちろん、秘書が様子を見ている事に気づいているエグゼクティブもいれば、気づいていない人もいます。

 

 話を聞く

そう話を聞きます。

ただ話を聞くだけでなく、上司が同僚の誰とも話せない仕事の悩みを話してくれることがあります。

意見を求められていません。だから、ただ聞きます。そういう日もあります。

これが出来れば、上司と秘書の関係が非常に良好と言えるでしょう。

 

上司に意見を聞かれる

上司に自分の意見を聞かれます。ビジネス、プロジェクト、人事まで。

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秘書の一言が上司の決断を変える事もあると思います。秘書は裏ボスです 笑。

だから、この事を知っている人達は秘書に媚びを売ってきます。政治的ですよね。そういう事も含め、きちんと判断していく。これも秘書の仕事の1つです。

 

私用を頼まれる

私用を頼まれる事も。私用で行く旅行やその他諸々。上司の家族と話す機会もあります。

 上司と一緒に転職

エグゼクティブが転職する時、秘書付きで転職する場合があります。引き抜きです。

  

 共通のスキル

オーストラリアの秘書でも日本でも、共通の必要なスキルがあります。

その1つがコミュニケーションスキル

どんな立場の人達とも円滑な人間関係を築けるスキルは、国が違えど不可欠です。

 

 まとめ

秘書 in オーストラリア。ここでお話したのは一部ですが、日本の秘書とは様々な面で違います。

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オーストラリアの秘書と上司は1:1の関係。日本のグループ秘書(複数の秘書が一人の役員をサポート)は聞いたことがありません。


ここで、元秘書として1つだけ皆さんに伝えたい事が。

エグゼクティブはオフィスに一歩入れば、エグゼクティブの顔をしなければなりません。

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発言、行動、立ち居振る舞い。周りが見ています。

大規模なプロジェクトが上手く進まず悩んでいる時も。家庭内に問題があり前日寝れなくても。どんな状況でも。

世界中の秘書達は、そんな上司を理解し、彼ら・彼女らがベストパフォーマンスをできるよう、裏で支えています。

 

 

お願い : 日本での秘書経験が10年以上も前の話なので、今の日本の秘書事情は違うかもしれません。(もしかしたら、オーストラリアと同じような業務を今はやっているのかも?!) その際には是非コメント下さい。今の日本の秘書の事も知れる良い機会なので、遠慮なくご連絡お願いします。

 

 

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*1:会議の内容を文書にしたもの。国によって違うとは思いますが、取締役会等の場合には議事録を作成・保管等のコンプライアンスもあります。